De optimale veiligheidsvoorraad instellen

Het doel van veiligheidsvoorraden is om onvoorziene schommelingen in vraag en aanbod op te vangen en het is van vitaal belang om een hoog niveau van klantenservice te handhaven. Maar veiligheidsvoorraden kunnen ook een belangrijke kostenfactor zijn.

In dit artikel wordt besproken hoe veiligheidsvoorraden geoptimaliseerd kunnen worden, waarbij de kosten van het aanhouden van voorraden in evenwicht worden gebracht met de kosten van omzetverlies als gevolg van voorraaduitval.

Uw veiligheidsvoorraad instellen

In een ideale wereld zou je een klantenserviceniveau van 100% kunnen handhaven. Dit is natuurlijk onrealistisch vanwege de hoeveelheid voorraad die nodig zou zijn. De kosten voor het aanhouden en afhandelen van de voorraad zouden extreem hoog zijn en de afschrijvingskosten voor producten die verlopen of verouderd zijn, zouden de pan uitrijzen.

Bij het instellen van optimale veiligheidsvoorraden moeten de kosten van het leveren en aanhouden van de extra voorraad worden afgewogen tegen de kosten van het niet voldoen aan de vraag.

Algemene oplossingen voor het instellen van een optimale veiligheidsvoorraad

Ondanks het belang van het instellen van de juiste veiligheidsvoorraad, doen veel bedrijven dit slecht en vertrouwen ze op simplistische methoden zoals een vast aantal dagen dekking of een vaste hoeveelheid voorraad. Sommige hebben helemaal geen veiligheidsvoorraad.

Andere bedrijven hebben gekozen voor een iets geavanceerdere aanpak waarbij een vast serviceniveau wordt bepaald en doorlooptijden en/of prognosefouten in aanmerking worden genomen (zie hieronder).

Veiligheidsvoorraad = Serviceniveau x 1,25 x MAD* x SQRT Doorlooptijd

*MAD: Gemiddelde Absolute Afwijking (maat voor de nauwkeurigheid van de voorspelling)

Helaas maximaliseert geen van deze methoden de waarde van uw veiligheidsvoorraad voor uw bedrijf en klanten. Om beter te begrijpen hoe we de veiligheidsvoorraad kunnen optimaliseren, moeten we de werkelijke kosten van het aanhouden en leveren van de extra voorraad versus de risico's en kosten van misgelopen verkopen begrijpen.

Kosten verbonden aan het aanhouden van aandelen

We moeten eerst de verschillende kostencomponenten vaststellen die verband houden met het dragen van voorraden:

Tekortkosten - de kosten van gederfde omzet als gevolg van voorraaduitval
Kosten van veiligheidsvoorraden - de kosten van het aanhouden van veiligheidsvoorraden
Cyclusvoorraadkosten - de kosten van het aanhouden van extra voorraad (boven de veiligheidsvoorraad)
Vaste orderkosten - de kosten voor het plaatsen van een leveringsorder

De som van deze kosten is de "totale voorraadkost", die we moeten minimaliseren. Om dit te doen, moeten we de optimale balans vinden tussen de kosten van verloren verkoop en de kosten van het aanhouden van voorraad om te voorkomen dat dit gebeurt.

1) Kosten van tekorten

De kosten van het tekort zijn de kosten van het verlies van een verkoop. Het is vaak moeilijk om een exact bedrag te bepalen voor een gemiste verkoop, maar het valt niet te ontkennen dat er reële kosten aan verbonden zijn. Het berekenen van de kosten van een tekort bestaat uit drie componenten:

Tekorten (gemiste vraag)
Tekortkosten per eenheid
"Factor verloren omzet"

Tekort Hoeveelheid

Als je kijkt naar misgelopen verkopen, is het belangrijk om het geschatte aantal eenheden te bepalen dat niet zal worden voldaan. Een serviceniveau van 95% betekent dat een bedrijf 5% van de verwachte vraag misloopt.

Tekortkosten per eenheid

We moeten ook kijken naar de kosten per eenheid. Er zijn verschillende methoden om de kosten van tekorten te berekenen, afhankelijk van je bedrijf en of je ze berekent op het niveau van eindproducten of halffabricaten.

Voor eindproducten is het verder van belang om te begrijpen of "gemiste vraag" zal resulteren in a) een nabestelling, b) een verloren verkoop, of c) een verloren klant. De kosten van het tekort kunnen gebaseerd zijn op de brutomarge (prijs-kosten), productkosten of een vaste kostprijs.

"Factor verloren verkoop"

De laatste component van de berekening van de tekortkosten is de "factor voor gederfde omzet". Dit is een subjectieve factor die wordt gebruikt om de totale kosten aan te passen en die rekening houdt met de immateriële impact van het missen van de verkoop.

De factor omzetverlies in een situatie waarin een klant naar verwachting een paar dagen zal wachten voordat hij naar een concurrent gaat, kan bijvoorbeeld tussen nul en één liggen. Aan de andere kant, als een verkoop verloren gaat en er verdere gevolgen, zoals toekomstige verkoopverliezen of boetes, te verwachten zijn, zou de factor voor omzetverlies boven de één liggen.

Hoe hoger de factor, hoe groter de negatieve impact van het verliezen van de verkoop, en we eindigen met hogere service- en veiligheidsvoorraden.

Het bepalen van de juiste waarde gaat meestal gepaard met discussies in de werkplaats. Het kritieke punt om te erkennen is echter dat er kosten zijn verbonden aan het verliezen van een verkoop die in overweging moeten worden genomen bij het instellen van optimale veiligheidsvoorraadniveaus. is dat er kosten zijn verbonden aan het verliezen van een verkoop die in overweging moeten worden genomen bij het instellen van optimale veiligheidsvoorraadniveaus.

2) Kosten veiligheidsvoorraad

De kostencomponent van de veiligheidsvoorraad zijn de kosten voor het aanhouden van de veiligheidsvoorraad:

Productkosten x Rentevoet x Hoeveelheid veiligheidsvoorraad

De uitdaging is hier om de hoeveelheid van de veiligheidsvoorraad te bepalen. Dit wordt beïnvloed door verschillende factoren:

Variatie in vraag

Hoe meer variatie in de vraag, hoe meer veiligheidsvoorraad je nodig hebt. We kunnen vraagvariatie op twee manieren meten: 1) werkelijke vraag vs. gemiddelde vraag OF 2) werkelijke vraag vs. voorspelde vraag (voorspellingsfout).

Doorlooptijd levering

Langere levertermijnen vereisen een langere prognosehorizon. Een langere prognosehorizon betekent meer onzekerheid en dus meer veiligheidsvoorraden.

Aantal orders per jaar

Deze factor heeft betrekking op het aantal bestellingen dat wordt geplaatst om de benodigde goederen te leveren. Een groter aantal bestellingen maakt een vermindering van de cyclusvoorraad mogelijk, maar het betekent ook dat het voorraadsaldo vaker het niveau van de veiligheidsvoorraad zal benaderen en dat daarom een hogere veiligheidsvoorraad nodig is (zie hieronder).

Nauwkeurigheid levertijd

Aan de aanbodzijde geldt dezelfde logica als aan de vraagzijde (vraagfluctuatie/voorspellingsnauwkeurigheid). Als een leverancier de ene keer binnen 5 weken levert en de andere keer binnen 8 weken, dan moet je rekening houden met deze onzekerheid. En met meer onzekerheid komt meer veiligheidsvoorraad.

Serviceniveau

Last but not least: hoe hoger het beoogde serviceniveau, hoe hoger de veiligheidsvoorraad nodig is. Als het je ambitie is om 98% van alle orders uit te voeren, heb je meer veiligheidsvoorraad nodig dan wanneer je genoegen neemt met 90%.

3) Kosten van de cyclusvoorraad

Cyclusvoorraadkosten zijn de kosten voor het aanhouden van de inventaris die geen veiligheidsvoorraad is:

Productkosten x rentepercentage x hoeveelheid cyclusvoorraad

Wanneer we kijken naar de kosten van het aanhouden van voorraden, kijken we niet alleen naar de kapitaalkosten. We moeten ook rekening houden met de kosten voor het beheer van de voorraad. Deze kunnen worden opgenomen in de rentevoet die we gebruiken.

De cyclusvoorraad is onze gemiddelde voorraad, exclusief veiligheidsvoorraad, gedurende het jaar. Een eenvoudige manier om dit te bepalen is door de totale jaarlijkse vraag te nemen en te delen door het aantal orders dat in de periode is geplaatst (aanvulfrequentie) en te delen door twee. Zie het volgende diagram.

4) Vaste orderkosten

Elke keer dat je een aanvulorder plaatst (of het nu een productieorder, een distributieorder of een inkooporder is), zijn er kosten aan verbonden. Als je in een jaar 20 orders plaatst in plaats van 5, dan accumuleer je vier keer de vaste orderkosten. Het kan moeilijk zijn om de vaste orderkosten precies te bepalen, maar het belangrijkste om te weten is dat er kosten zijn en dat dit iets is waar je rekening mee moet houden.

De veiligheidsvoorraad optimaliseren

Bij het bepalen van het ideale veiligheidsvoorraadniveau moeten we het bekijken in de context van de totale voorraadkosten, wat op zijn beurt neerkomt op het vinden van de optimale mix van serviceniveau en aanvulfrequentie (zie onderstaande afbeelding). De volgende inputs moeten worden overwogen:

Verkoopprijs en standaardkosten instellen
Gedefinieerde kosten van het verliezen van een verkoop
Variatie in huidige vraag
Levertermijn en variatie
Totale jaarlijkse vraag
Rentevoet bepalen

De beste manier om de totale veiligheidsvoorraad te verbeteren is door de variatie in de vraag en de doorlooptijd en variatie in het aanbod te verminderen. Op elk gegeven moment zijn deze statistieken echter wat ze zijn, dus moeten we het optimale serviceniveau en de optimale aanvulfrequentie bepalen.

Wiskundig gezien kijken we nu naar een driedimensionaal probleem. We willen de totale voorraadkosten (zoals hierboven gedefinieerd) minimaliseren door twee variabelen aan te passen - aanvulfrequentie en serviceniveau.

In de afbeelding hierboven kunnen we zien hoe de vier componenten van de voorraadkosten variëren met de frequentie van aanvullen:

De veiligheidsvoorraad neemt toe met een hoger aantal aanvullingen (er zullen in de loop van het jaar meer momenten zijn waarop je dichter bij de lijn van de veiligheidsvoorraad komt).
De kosten voor tekorten blijven gelijk, ongeacht de frequentie van aanvullen, omdat deze direct gerelateerd zijn aan het serviceniveau.
De kosten van de cyclusvoorraad zullen dalen bij een hogere herbevoorradingsfrequentie. Hoe vaker we inkopen, hoe minder we in voorraad hoeven te houden.
De vaste bestelkosten hebben betrekking op elk van de bestellingen die we plaatsen, dus hoe hoger de aanvulfrequentie (meer bestellingen), hoe hoger de vaste bestelkosten.

Door de kosten bij elkaar op te tellen, krijgen we een totale kostencurve die laat zien hoe de totale voorraadkosten veranderen met de aanvulfrequentie op twee verschillende serviceniveaus.

Als we dit probleem tenslotte voorstellen als een driedimensionale grafiek, waarin zowel de aanvulfrequentie als de serviceniveaus variabelen zijn, krijgen we het onderstaande beeld.

Nu moeten we alleen nog het optimum in deze grafiek vinden waar de totale inventariskosten (rekening houdend met tekortkosten, cyclusvoorraadkosten, veiligheidsvoorraadkosten en vaste bestelkosten) het laagst zijn.

Vind dit punt en je hebt het perfecte veiligheidsvoorraadniveau gevonden, de ideale balans tussen serviceniveau en de kosten om het in stand te houden.

Conclusie

De voordelen van het optimaliseren van veiligheidsvoorraden zijn aanzienlijk. Er zijn onmiddellijke mogelijkheden om zowel kosten te besparen als de klantenservice te verbeteren. Toch doen de meeste bedrijven relatief weinig aan het handhaven van hun veiligheidsvoorraad. De ervaring leert ons dat de meest gebruikelijke aanpak voor het instellen van de veiligheidsvoorraad simpelweg een vast aantal dagen dekking is. Dit is niet voldoende.

Verkeerd ingestelde veiligheidsvoorraden hebben een directe negatieve invloed op het vermogen om klanten te bedienen en leiden ertoe dat er te veel voorraad wordt aangehouden. Dit heeft gevolgen voor de kapitaalkosten en het voorraadbeheer. Een overvol magazijn is lastiger en duurder om te beheren. Het aanhouden van te veel voorraad betekent ook een grotere kans op het moeten afschrijven van voorraad vanwege verval of veroudering.

Het instellen van de juiste veiligheidsvoorraadniveaus is een cruciaal onderdeel van je bedrijfs- en supply chain-planning. Er is een groot potentieel voor bedrijven die de tijd nemen om uit te zoeken wat voor hen werkt.