Lagere transportkosten met laadplanning

Hoge transporttarieven zijn niet altijd de hoofdoorzaak van opgeblazen transportkosten. Een grote voedselverwerker was verrast toen hij na een benchmarking van zijn activiteiten ontdekte dat hij meer uitgaf aan vracht dan de gemiddelde concurrent in de sector. Wat deze bevinding schijnbaar tegensprak, was dat hun transporttarieven bijzonder laag bleken te zijn, een van de beste in de sector. Het management was geschokt te zien dat dit zich niet vertaalde naar de resultaten. Bovendien had de verzendafdeling procedures geïmplementeerd om uitgaande klantorders waar mogelijk te consolideren, wat ook had moeten leiden tot lagere vrachtkosten.

Zoals bij elk ingewikkeld proces, brengt nader onderzoek door het management vaak verrassende onthullingen aan het licht. Dit geval was niet veel anders. Veel van de besparingen die het bedrijf dacht te realiseren door uitgaande orders te combineren, werden doorgegeven aan een transportmakelaar. Het bedrijf combineerde meerdere ladingen per dag handmatig, maar stuurde deze volledige vrachtwagenladingen nog steeds via een transportmakelaar. Deze makelaar bracht hen LTL-tarieven in rekening voor deze zendingen, ook al werd het grootste deel van de consolidatie door het bedrijf zelf uitgevoerd. Vrijwel onmiddellijk werden er nieuwe beleidsregels en praktijken ingevoerd om ervoor te zorgen dat de besparingen die werden gegenereerd door de consolidatie van ladingen nu door het bedrijf werden gerealiseerd; maar dit verklaarde slechts gedeeltelijk de hoge vergelijkende kosten.

Bij het benchmarken van het beleid, de praktijken en de kosten van hun operatie, begon het management zich te realiseren dat veel concurrenten veel geavanceerdere laadplanningsprocessen uitvoerden. Het handmatig combineren van orders tot volledige ladingen was niet efficiënt, vooral niet met het grote aantal orders dat per dag werd verzonden. Op dit moment besteedde de laadplanner slechts een uur per dag aan het onderzoeken van uitgaande verzendpapieren op voor de hand liggende consolidaties. Om de transportkosten echt te verlagen en een aanzienlijk concurrentievoordeel te behalen, moest de ladingplanning op een gedetailleerder niveau worden uitgevoerd. Dit zou meer tijd en inspanning vergen van de loadplanner, veel meer dan de huidige inspanning om een paar voor de hand liggende ladingen te combineren. Maar om dit effectief te kunnen doen, waren de juiste ondersteunende tools nodig.

Voordat er ondersteunende tools werden aangeschaft, moest het nieuwe belastingsplanningsproces worden ontworpen en gespecificeerd. Op basis van de vereisten die uit het ontwerp voortkwamen, werd een nieuw pc-gebaseerd laadplanningspakket aangeschaft om de operatie te ondersteunen. Het pakket bood de ladingplanner de mogelijkheid om alle openstaande orders te bekijken, zelfs die waarvan de verzending pas over enkele dagen werd verwacht. Ladingen konden dagen van tevoren worden aangemaakt, met de flexibiliteit om ze aan te passen tot de dag van verzending. Dit maakte een veel uitgebreider niveau van consolidatie mogelijk en hielp bij het opzetten van een nog kosteneffectiever pooldistributienetwerk.

Het pooldistributienetwerk werd opgezet in vijf grote marktgebieden. Uitgaande orders naar de regio's rondom de grote markten werden gecombineerd en dagelijks in volledige vrachtwagenladingen rechtstreeks naar die markt gestuurd. Zodra de ladingen op de markt aankwamen, werden ze opgesplitst en via LTL-transporteurs naar hun eindbestemming vervoerd. Deze verzendmethode hielp om de transportkosten verder te verlagen. De lange reisafstand werd afgelegd tegen veel goedkopere tarieven voor volledige vrachtwagenladingen, terwijl de kortere resterende afstand van de grote markt tot de eindklant werd afgelegd tegen de duurdere LTL-tarieven. Bovendien nam de servicetijd niet af ten opzichte van de standaard LTL-zendingen door dagelijks naar deze markten te verzenden in volle vrachtwagenladingen.

Het resulterende belastingsplanningsproces zal de transporttarieven met meer dan 15 procent verlagen, wat neerkomt op ongeveer 800.000 dollar. Zoals bij veel bedrijven werd aangenomen dat lage transporttarieven zich vertaalden in lagere transportkosten. Onderhandelen over de lagere tarieven was slechts de eerste stap in het verlagen van de transportkosten. De belangrijkste stap is ervoor zorgen dat de uitgaande ladingen tegen deze lage tarieven worden vervoerd. Wanneer een aanzienlijk percentage van het uitgaande gewicht wordt vervoerd tegen de hogere tarieven voor kleine zendingen, leveren de ongebruikte lage tarieven niet dezelfde bijdrage aan de nettowinst.