Casestudie: Voorraadbeheer

Hoe verlagen we de voorraadniveaus?

Een fabrikant van randapparatuur voor computers wilde zijn balans en winst- en verliesrekening verbeteren door de voorraden en de bijbehorende boekhoudkosten te verlagen en tegelijkertijd de klantenservice te verbeteren. De producten die nodig waren om verschillende klantkanalen te ondersteunen varieerden van dure engineered systemen met een lange levertijd tot relatief goedkope standalone units die pc's ondersteunden. Het bedrijf moest zijn voorraad-, productie- en productondersteuningsbeleid, procedures en praktijken volledig herzien om de dramatische en snelle veranderingen in zijn productlijn te weerspiegelen.

De twee belangrijkste vragen die beantwoord moesten worden waren:

1. Wat zou het effect op de winst zijn van het weggooien van verouderde voorraden om de balans te verbeteren?

2. Hoe kunnen we een programma opzetten om de opbouw van verouderde voorraden te voorkomen door de langzitters regelmatig te verwijderen?

Establish voerde een logistieke kosten/prestatie-benchmark uit voor alle divisies, waaruit bleek dat de voorraadkosten extreem hoog waren. Het grootste deel van het probleem zat in voorraadbeheer, er waren problemen met het beheren van de brede mix van benodigde producten en er waren grote hoeveelheden verouderde en langzaam roterende voorraad.

Er werd een multifunctioneel team gevormd met leden van Operations, Marketing, Sales en Finance om overtollige en verouderde voorraden te evalueren en op te ruimen.

Het inventarisatieproces werd getoetst aan "best practices" om verbetermogelijkheden te identificeren op het gebied van inkoop, materiaalbeheer, voorraadplanning en -beheer en de productieactiviteiten.

Op het gebied van inkoop en materiaalbeheer werd aanbevolen om de totale inkoopkracht van het bedrijf te benutten om gunstigere inkoop- en consignatieovereenkomsten te verkrijgen door de inkoopfunctie te centraliseren. Tegelijkertijd konden lokale materiaalbeheerfuncties worden versterkt om het aanvragen en gebruik van materialen te verbeteren en werden upstream toeleveringsketenpartnerschappen opgezet om de materiaalstroom te verbeteren en de voorraden ingekochte onderdelen te verminderen.

Op het gebied van voorraadplanning en -beheer werd een gecentraliseerde logistieke functie aanbevolen. Er werden schriftelijke beleidslijnen en procedures ontwikkeld voor voorraadplanning, -beheer en -rapportage en er werd een nieuw bedrijfsproces en informatiesysteem voor prognose en voorraadplanning geïmplementeerd. Alle voorraden worden nu intensiever beheerd om overtollige en verouderde voorraden te voorkomen en actieve voorraden worden ingezet en herschikt op basis van goed gedefinieerde prognose-eisen.

Het promotieproces werd ook onder controle gebracht om plotselinge onverwachte vraag op de fabrieken te voorkomen en de criteria voor productieprestaties werden veranderd van laagste eenheidskosten en hoge absorptie naar het voldoen aan het schema in tijd en hoeveelheid om het serviceniveau voor de klant te verbeteren.