Onderhandelingen met de transporteur 

Casestudie onderhandelingen vervoerder

Hoge transporttarieven zijn de meest voorkomende reden voor hoge transportkosten. Deze klant vergeleek zijn transportkosten als percentage van de omzet met andere bedrijven in de sector voor thuiswerkplaatsen en elektrisch gereedschap en was geschokt toen hij zag dat zijn kosten in het hoogste kwartiel zaten. Vijfenzeventig procent van de bedrijven in de vergelijkingsgroep hadden lagere kosten dan hij! Een snelle controle bij de traffic manager verzekerde het topmanagement ervan dat "onze tarieven de laagst mogelijke zijn". Hoewel alle verkeersmanagers beweren dat ze de laagste tarieven hebben, kan er maar één echt de laagste tarieven hebben.

Een grondiger onderzoek van de situatie bracht drie belangrijke mogelijkheden aan het licht om de vrachtkosten te verlagen:

1. Carrierselectie en tariefonderhandelingen voor LTL-zendingen.

2. Optimalisatie van het netwerk van fabrieken en magazijnen.

3. Verbetering van de voorraadprestaties om de omvang van zendingen te vergroten .

De hoogste potentiële besparingen waren het resultaat van het verkrijgen van de laagst mogelijke tarieven van een paar van de beste vervoerders. Tariefbenchmarking op basis van een steekproef van vrachtbrieven en vergelijking van de gemiddelde kosten per honderd kilo met een database van andere vergelijkbare vervoertarieven bevestigde dat er over lagere tarieven kon worden onderhandeld. Voor minder dan vrachtwagenladingen bedroeg de potentiële tariefverlaging 20 procent. Na onderhandeling en implementatie van nieuwe beslisregels voor verzending bedroeg de daadwerkelijke tariefverlaging bijna 24 procent.

De tweede oorzaak van de hoge vrachtkosten was een slecht netwerk van fabrieken en magazijnen. Door deze faciliteiten in één geografische regio te concentreren, werden de leveringen aan klanten in het hele land gedaan met langeafstands LTL- en vrachtwagenladingen. Anderen in de sector hadden een netwerk van magazijnen die zo waren geconfigureerd dat de voorraad economischer bij de klanten kon worden geplaatst. Dit resulteerde in kortere LTL-verzendafstanden en een algemeen kostenvoordeel.

Tot slot onthulde een vergelijking van de gemiddelde verzendgroottes een significant verschil met andere bedrijven. De kleinere gemiddelde verzendgrootte voor onze klant was niet het gevolg van de ordergrootte, maar van de verzendgrootte. Bestellingen werden opgesplitst in meerdere zendingen omdat de producten niet op voorraad waren op het moment dat ze nodig waren. Het potentieel is hier nog niet bereikt, maar het is aanzienlijk. Kijk maar eens naar de kosten per honderd kilo van 1.000 of 2.000 pond LTL zendingen in vergelijking met 10.000 pond LTL zendingen, en de 25 procent extra besparingskans wordt duidelijk (zie onze casestudy over vijf redenen voor hoge transportkosten).

Carrier Selectie

Deze klant maakte gebruik van 68 verschillende vervoerders voor LTL-zendingen vanaf hun locatie. Hoewel de verkeersafdeling melding maakte van een lopend programma om het aantal vervoerders te verminderen, waren er veel redenen voor de lange lijst. De meeste redenen hadden te maken met specifieke eisen of voorkeuren van klanten. De logistieke afdeling moest het vertrouwen en de steun van het verkoopmanagement krijgen om de uitgaande routing te vereenvoudigen en niet meer dan vier uitgaande vervoerders te gebruiken. Het resultaat was dat er drie uitgaande transporteurs werden geselecteerd als kerntransporteurs, en bij die drie zat één transporteur die niet op de oorspronkelijke lijst van 68 stond! Een belangrijke sleutel tot het verlagen van vrachttarieven is het kunnen leveren van een aanzienlijk volume aan een kandidaat-transporteur.

Veel vervoerders werden al geëlimineerd voordat de tarieven werden besproken. Trucking is een dienst aan zowel de verlader als de ontvanger. Er werd een lijst met de belangrijkste servicevereisten opgesteld en vervoerders werden uitgenodigd om hun kwalificaties te presenteren en aan te tonen dat ze aan de kwaliteitseisen van deze klant voldeden. Tegelijkertijd werd er een informatiepakket met details over de transportvolumes, bestemmingen en omvang van de zendingen samengesteld en verspreid onder de kandidaat-vervoerders. Zowel regionale als nationale vervoerders werden in de lijst opgenomen.

Onderhandelen over tarieven

De lijst was nu teruggebracht tot ongeveer een dozijn gekwalificeerde kandidaat-vervoerders. Elk van hen werd vervolgens uitgenodigd voor een bezoek aan de locatie met als doel hun specifieke kwalificaties voor het afhandelen van de business (alle business, als ze dat konden) te presenteren, om door de verzendoperatie te lopen en de conditie van de vracht- en dokgebieden te bekijken, en om uitleg te krijgen over de tariefverwachtingen van de klant. Binnen twee weken na de laatste van deze bijeenkomsten werden de prijsopgaven ontvangen en geëvalueerd. De klant stelde een concept op van de routinggids, schatte de besparingen en de impact op de transittijden, gaf een overzicht van de klanten die beïnvloed zouden worden door de nieuwe routing en besprak de aanbevelingen met het verkoopmanagement. Klanten en vervoerders werden op de hoogte gebracht en de nieuwe tarieven en routes werden van kracht.

De resultaten waren uitstekend: er werden kostenbesparingen gerealiseerd, de serviceniveaus verbeterden (minder schade, consistentere en kortere transittijden) en er waren weinig klachten van klanten. Deze werden snel opgelost door samen te werken met de betrokken vervoerder en de klant. Vijftig procent van de totale kans op verlaging van de vrachtkosten werd in de eerste keer gerealiseerd.