Casestudie: 3PL-audits leiden tot kostenbesparingen en verbeteren operationele efficiëntie

Achtergrond

Een nationale leverancier van bakproducten en meel is onlangs in zee gegaan met nieuwe 3PL's (third-party logistics) om hun magazijn- en fulfillmentactiviteiten te ondersteunen. Met een divers distributiemodel dat zowel aan de groothandels-, detailhandels- en e-commerce vraagkanalen voldoet, zijn ze met deze nieuwe 3PL's in zee gegaan om hun huidige distributienetwerk te vereenvoudigen en te consolideren, zodat ze zich beter kunnen concentreren op hun kernactiviteiten en -initiatieven. Elke nieuwe samenwerking met een 3PL vereist een kritieke overgangsperiode, die het documenteren van bedrijfsvereisten, het onderhandelen over contracten, systeemintegraties, het opzetten van rapportagekaders en het ontwikkelen van factuurprocedures en sjablonen omvat. Met deze belangrijke ondernemingen en overgangsperiodes is het gemakkelijk om dingen door de mazen van het net te laten glippen.

Uitdaging

Gezien de aanzienlijke verandering in de verschuiving van de activiteiten van hun huidige 3PL-partners naar hun nieuwe 3PL-partners, had het bedrijf minimale middelen om de facturen van de diensten die werden geleverd door hun nieuwe partners te valideren. Vanwege de complexiteit van de activiteiten en de meerdere kostencomponenten die erbij betrokken waren, hadden ze zekerheid nodig dat hun maandelijkse facturen de juiste kosten weergaven op basis van de overeengekomen diensten. Om deze zekerheid te bieden, leverde Establish een gestructureerd en grondig 3PL auditproces om de nauwkeurigheid van hun 3PL magazijnfacturen te valideren.

Onze aanpak

Onze 3PL-consultants leverden een uitgebreide 3PL-audit en 3PL-verbeteringsservice:

1. Validatie van 3PL-facturen: De maandelijkse facturen van de 3PL's vergelijken met de gecontracteerde tarieven om te bevestigen dat de diensten en tarieven correct zijn gefactureerd.

2. Controle van overzichts- vs. detailfacturen: Ervoor zorgen dat de overzichtsfacturen overeenkomen met de ondersteunende details en transactiegegevens die door de 3PL zijn verstrekt.

3. ERP-gegevensvergelijking: Uitpakken van gegevens over uitgaande verkopen, voorraden, inkomende inkooporders en overboekingsopdrachten uit het ERP-systeem van de klant en vergelijken met door de 3PL gerapporteerde gegevens om eventuele discrepanties in gefactureerde volumes te identificeren.

4. Evaluatie van prognoses: Evalueren van de nauwkeurigheid van de prognose van onze klant ten opzichte van de werkelijke vraag

Bevindingen en oplossingen

Via ons gedetailleerde 3PL-audit- en validatieproces hebben we verschillende belangrijke problemen geïdentificeerd en bruikbare oplossingen aangereikt:

1. Omgaan met te hoge kosten

   • Probleem: Een van de 3PL's bracht onze klant kratten in rekening in plaats van pallets, wat leidde tot te hoge kosten.

     Methodologie: Met behulp van de inkomende ERP-gegevens en het vastleggen van order-, artikel- en partijgegevens berekenden we de geschatte kratten die moesten worden verwerkt en de geschatte pallets die moesten worden verwerkt.

     Oplossing: We traceerden de discrepantie tot een operationele fout waarbij inkomende afhandeling niet systematisch correct werd gelogd. Onze interventie leidde ertoe dat onze klant werd gecrediteerd voor de te hoge kosten.

2. Niet-gecontracteerde vergoedingen

   • Probleem: Een 3PL bracht een invoegvergoeding per order in rekening, die geen deel uitmaakte van de contractuele overeenkomst.

     Methodologie: Met behulp van het contract hebben we alle gecontracteerde servicegebieden bekeken en vastgesteld dat een inlegvel voor projectspecifiek werk was en niet voor elke opdracht in rekening moest worden gebracht.

     Oplossing: We identificeerden dit als een systematische factureringsfout en werkten samen met de 3PL om ervoor te zorgen dat deze toeslag alleen werd toegepast op het projectspecifieke werk, zodat onze klant een tegoed kreeg voor het te veel gefactureerde bedrag.

3. Uitbreiding footprint magazijn

   • Probleem: Het magazijnoppervlak is in de loop van een aantal maanden aanzienlijk uitgebreid, waardoor het verwachte oppervlak werd overschreden, wat leidde tot hogere opslagkosten.

     Methodologie: Met behulp van de inventarisatiegegevens uit het ERP-systeem van de klant berekenden we een aanzienlijk aantal SKU's die kleine hoeveelheden in voorraad hadden en/of minimale ruimte in beslag namen in de opslag. Met deze bevindingen valideerden we de locaties van deze items in het magazijn met de 3PL om inzicht te krijgen in het opslaggebruik van deze locaties.

     Oplossing: Door het gebruik van de opslagruimte te analyseren, werkten we samen met de 3PL aan het optimaliseren van de ruimte door meer halve palletposities te implementeren. Dit verkleinde de voetafdruk en verbeterde de kostenefficiëntie.

4. Overuren

   • Probleem: De klant had te maken met hoge overwerkkosten voor outbound fulfillment.

     Methodologie: Met behulp van de uitgaande gegevens van de 3PL en de verkoopvoorspellingsgegevens van de klant, hebben we de nauwkeurigheid van de voorspelling gevalideerd en vastgesteld dat de overwerkkosten van de 3PL in overeenstemming waren met het volume van de orders die de voorspelling van onze klant overschreden.

     Oplossing: We werkten samen met onze klant aan het verfijnen van de prognosemethodologie, waarbij historische verkooptrends werden gebruikt om prognoses voor de toekomst te bepalen. Door deze aanpassing daalden de arbeidsgerelateerde overwerkkosten.

Resultaten en impact

• Verbeteringen in nauwkeurigheid van 3PL facturen: Systematische factureringsfouten geïdentificeerd en gecorrigeerd, wat tot aanzienlijke kostenbesparingen heeft geleid.

• 3PL Operationele efficiëntieverbeteringen: Optimaal gebruik van magazijnopslag om onnodige kosten te verlagen.

• 3PL kostenbesparingen: Krediet verkregen voor te hoge kosten en ongerechtvaardigde kosten geëlimineerd.

• Verbeterde prognoses: Verbeterde nauwkeurigheid van de vraagplanning, waardoor de arbeidskosten voor overwerk in de toekomst dalen.

Conclusie

Door het implementeren van ons rigoureuze 3PL factuurcontrole- en validatieproces hebben we onze klant geholpen om accurate facturering te garanderen, hun 3PL magazijnactiviteiten te optimaliseren en het financiële toezicht op hun 3PL kosten te verbeteren. Deze opdracht bevestigde het belang van voortdurende 3PL-verbeteringen door het uitvoeren van doorlopende 3PL-audits en operationele gegevensvalidatie als belangrijke onderdelen van kostenbeheer en efficiëntie in supply chain-activiteiten.